Privacy- en cookieverklaring
Proud Nerds
1. INLEIDING
Wanneer je contact met ons opneemt, deel je persoonsgegevens met ons. Deze geef je vaak zelf door, zodat wij jouw vraag kunnen beantwoorden of je op de hoogte kunnen houden van de laatste ontwikkelingen. Maar soms geef je ook informatie door zonder dat je deze zelf actief aan ons verstuurt (bijvoorbeeld via cookies). In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan we om met jouw persoonsgegevens en privacy?
Ben je een medewerker van Proud Nerds dan heb je bij je sollicitatie een privacyverklaring voor medewerkers ontvangen. Je kunt deze ook altijd opvragen bij de Privacy Officer van Proud Nerds. Hierin staat hoe we met jouw gegevens omgaan en wat jouw rechten zijn.
2. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen, zoals je IP-adres. Wanneer je een formulier invult op de website of zelfs wanneer je alleen onze website bezoekt, geef je ons de beschikking over jouw persoonsgegevens.
3. WIE VERWERKT JOUW PERSOONSGEGEVENS?
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle data die verwerkt worden door Proud Nerds of waarbij Proud Nerds de verantwoordelijkheid draagt voor de verwerking. Hieronder vallen ook de dochter bedrijven die onder Proud Nerds vallen. Dit Zijn Proud Services, Proud Professionals en Proud Next. Afhankelijk met wie je te maken hebt zijn deze dochter bedrijven de uiteindelijke ververwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens.
Hieronder vind je onze contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.
Proud Nerds
Sint Annastraat 198, 6525 GX Nijmegen
T. +31 (0)24 – 388500
Privacy Officer
E. privacy@proudnerds.com
Functionaris Gegevensbescherming
Geregistreerd onder FG-nummer: FG011734
E: fg@proudnerds.com
4. MET WIE DELEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS?
De persoonsgegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere doeleinden dan de beoogde verwerkingen en delen of verkopen deze persoonsgegevens niet met of aan derden tenzij dit nodig is vanuit wettelijke verplichtingen of je hier ons duidelijke toestemming voor hebt gegeven.
5. WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?
We leggen je graag voor iedere verwerking afzonderlijk uit welke gegevens we van je vragen, waarom we deze vragen, wat we ermee doen en waar en hoe we jouw gegevens opslaan. Hieronder kun je voor iedere verwerking deze informatie vinden.
We zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we je hierover informeren via deze privacyverklaring. Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op, via de contactgegevens in deze privacyverklaring.
5.1. Contactformulier
Soms wil je contact met ons opnemen en daarvoor is op onze website een contactformulier beschikbaar.
5.1.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?
We vragen om je naam zodat we weten met wie we contact hebben. Dit maakt een conversatie wel zo prettig en gemakkelijk. De meeste vragen beantwoorden we per e-mail. Om je te kunnen bereiken, hebben we daarom je e-mailadres nodig. Wil je ons de mogelijkheid geven om ook telefonisch contact met je op te nemen, dan is het invullen van een telefoonnummer optioneel. We vragen je daarnaast een bericht te formuleren in het tekst veld onderaan het contactformulier. Zo kunnen wij ons goed voorbereiden en je zo goed en efficiënt mogelijk helpen.
Wanneer je het contactformulier invult en de hierboven genoemde data aan ons verstrekt, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact. De gegevens die je aan ons toevertrouwt via het contactformulier gebruiken wij niet voor andere (commerciële) doeleinden.
5.1.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?
Door het formulier te versturen geef je toestemming dat wij deze gegevens bewaren in onze mailbox (hier komen ingevulde contactformulieren binnen). Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we het ingevulde contactformulier nog maximaal zes maanden voor nazorg of latere vragen te kunnen beantwoorden.
5.2. Nieuwsbrief
Om je op de hoogte te houden van interessante ontwikkelingen, verzenden wij af en toe een nieuwsbrief met daarin interessant nieuws en leuke informatie. Je kunt je hiervoor aanmelden op de website. Na aanmelding ontvang je van ons een e-mail waarin we jouw inschrijving bevestigen. Het kan zijn dat je in deze bevestiging je aanmelding nog definitief moet bevestigen.
5.2.1. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
We richten onze nieuwsbrieven graag aan jou persoonlijk. Om dit te kunnen doen, willen we jouw naam graag weten. Jouw e-mailadres hebben we nodig om de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Door je aan te melden, geef je ons toestemming om je per e-mail nieuwsbrieven te sturen, om jouw naam en e-mailadres op te slaan in onze database en om jouw naam te vermelden in de nieuwsbriefaanhef.
5.2.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?
Wij slaan jouw gegevens op in een beveiligde database. We bewaren jouw gegevens zolang je staat ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Je kunt je hier op ieder moment ook weer voor afmelden. Dit kan door in een van de ontvangen nieuwsbrieven op ‘Afmelden’ te klikken of door dit telefonisch of schriftelijk aan ons door te geven. Wanneer je je afmeldt via de link in de nieuwsbrief, verwijderen wij jouw persoonsgegevens binnen 30 dagen na afmelding definitief uit onze database. Wanneer je direct aan ons doorgeeft dat je de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, geldt dezelfde verwijderingstermijn.
5.3. Privacy bij sollicitatie
Wanneer je bij ons solliciteert, geef je ons toegang tot jouw persoonsgegevens. We vragen je bijvoorbeeld om jouw CV met daarin persoonsgegevens, werkervaring en vaardigheden en om een motivatiebrief waarin je iets meer over jezelf vertelt. Ook kan het zijn dat we jouw LinkedInprofiel bekijken. We vragen om en bekijken deze gegevens om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie.
We vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze documenten om te gaan en leggen je graag uit waarvoor we jouw gegevens gebruiken, wie jouw data te zien krijgen, waar we jouw documenten opslaan en hoe lang we jouw gegevens bewaren.
5.3.1. Procedure
Als je bij Proud Nerds solliciteert komen jouw gegevens terecht bij onze recruitmentmedewerkers. De recruitmentmedewerkers beoordelen of jouw sollicitatie in aanmerking komt voor een verdere sollicitatieprocedure. Wanneer jij door de eerste selectie komt, worden jouw gegevens gedeeld met één of meerdere geselecteerde medewerkers van Proud Nerds die beter kunnen beoordelen of jij inhoudelijk geschikt bent voor de functie.
5.3.2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Afhankelijk van de functie waarop je solliciteert vragen wij bepaalde gegevens van je. Deze gebruiken we om met je te kunnen communiceren en om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de betreffende functie. Voor sommige vacatures bekijken wij jouw LinkedInprofiel. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de hier beschreven doeleinden en niet voor andere verwerkingen.
5.3.3. Voorwaarden en toestemming
Wanneer je bij ons solliciteert, geef je toestemming om bovenstaande procedure te volgen. De gegevens die je ons toestuurt, gebruiken we voor niets anders dan voor een goed verloop van de sollicitatieprocedure en delen we niet met derden zonder hiervoor eerst jouw toestemming hier te vragen.
5.3.4. Met wie delen wij jouw gegevens
Soms maken wij gebruik van externe bureau’s om personeel te zoeken. Zij doen dat als zelfstandig verantwoordelijke en zij zullen jou zelf informeren hoe zij omgaan met jouw gegevens. Daarnaast hebben wij HR ondersteuning van Isatis Office Support B.V. Het kan zijn dat zij inzage hebben in jouw gegevens. Wij hebben afspraken met Isatis Office Support B.V. dat zij op dezelfde zorgvuldige manier omgaan met jouw gegevens als dat wij dat doen.
5.3.5. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?
Jouw gegevens worden maximaal vier weken bewaard nadat de betreffende vacature gesloten is.
Soms willen we jouw gegevens graag langer bewaren voor onze talentpool. Als we jouw gegevens willen opnemen in deze talentpool dan zullen we je hiervoor eerst om toestemming vragen.
Wij slaan jouw gegevens op in het recruitment systeem Homerun. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Alleen medewerkers van het recruitmentteam krijgen toegangsrechten toegewezen tot het systeem waarin de gegevens worden opgeslagen. Zij zijn contractueel verplicht om vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan.
Ook bewaren wij jouw naam en woonplaats om aan te kunnen tonen dat jij direct bij ons gesolliciteerd hebt. Dit in verband met afspraken die wij hebben met werving en selectiebureaus over bemiddelingskosten van sollicitanten die al eerder bij ons gesolliciteerd hebben. Deze gegevens bewaren we maximaal 1 jaar.
5.3.6. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Iedere medewerker, ongeacht de functie, die een dienstverband aangaat bij Proud Nerds is verplicht om een geldig VOG te overleggen. Dit geldt ook voor medewerkers met een vrijwilligersovereenkomst. Proud Nerds verstrekt hiervoor de benodigde informatie, zodat jij deze kan aanvragen. De kosten hiervoor worden door Proud Nerds volledig vergoed. Tijdens het dienstverband kan er een verzoek komen om een nieuwe VOG aan te vragen. Ook deze kosten worden door Proud Nerds vergoed.
5.4. Cookies en (socialmedia) plugins
Om een goed beeld te krijgen van de manier waarop bezoekers de website gebruiken, maken wij gebruik van verschillende data-analyseprogramma’s. Hiervoor worden cookies geplaatst. Om ervoor te zorgen dat wij jouw privacy optimaal kunnen waarborgen geven we jou de optie om zelf te bepalen welke cookies wij mogen opslaan. Je kunt hierbij kiezen uit de volgende opties:
Vereiste cookies
Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren en worden automatisch ingeschakeld als je de site bezoekt. Wij hebben deze cookies geanonimiseerd zodat jou privacy gewaarborgd is.
Functionele cookies
Deze cookies maken aanvullende functies mogelijk, zoals het onthouden van voorkeuren, het toestaan van sociale interacties en het analyseren van het gebruik om de site te kunnen optimaliseren.
Advertentie cookies
Deze cookies worden door derde partijen gebruikt om advertenties te tonen die aansluiten bij uw interesses.
In de footer van de website vind je een link naar de pagina waar je deze instellingen kunt aanpassen. Standaard staat de vereiste- en de functionele cookies aan. Dit is een mooie middenweg tussen het waarborgen van jouw privacy en een optimale ervaring op onze website.
Wij kunnen gebruik maken van de volgende externe partijen:
5.4.1. Google Analytics
Om ervoor te zorgen dat wij jouw privacy optimaal kunnen waarborgen, is een overeenkomst gesloten met Google (gevestigd in de Verenigde Staten). Afhankelijk van jouw cookie-instellingen delen wij wel of geen informatie met Google.
5.4.2. Hotjar
Om te kunnen zien hoe bezoekers zich bewegen op onze website, maken wij gebruik van het programma Hotjar en plaatsen wij Hotjar-cookies. Deze tool meet klikken op de website, muisbewegingen en scroll-gedrag. Afhankelijk van jouw cookie-instellingen delen wij wel of geen informatie met Hotjar.
5.4.3. Social media
Verder kan het zijn dat wij gebruik maken van social media plugins en plugins om zaken met jou en met anderen te delen. Voorbeelden hiervan zijn Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube en Addthis. Voor deze partijen moet je jouw privacy-instellingen direct op hun sites instellen: Facebook, Twitter, AddThis, LinkedIn en YouTube.
Bezoek voor meer informatie over jouw online privacy en advertenties: http://www.youronlinechoices.com/.
5.4.4. oEmbed
Dit is een methode om video’s in de website te zetten, o.a. van Vimeo en YouTube. YouTube plaatst functionele en tracking cookies. Vimeo plaatst geen cookies. Wij maken gebruik van beide kanalen bij het plaatsen van video’s
5.4.5. Pipedrive
Pipedrive is een tool die wij gebruiken om het gedrag van bezoekers op onze website te analyseren. Deze informatie gebruiken wij voor ons salesproces. Pipedrive gebruikt hiervoor uw IP adres en kan ook cookies plaatsen, hier hebben wij geen invloed op. Daarnaast is Pipedrive een Amerikaans bedrijf. Meer informatie kunt u vinden op www.pipedrive.nl.
5.5. Offertes en voorstellen
Voor ons contractmanagement gebruikt Proud Nerds de online diensten van PandaDoc Inc., USA. Er worden potentieel alleen gegevens van de contactpersonen van onze relaties verwerkt, niet de gegevens van hun klanten (bijv. gebruikers, klanten, patiënten, cliënten, etc.). Deze gegevensverwerking is gebaseerd op ons legitieme belang om onze diensten uit te voeren en onze contractuele overeenkomsten met onze relaties te beheren. PandaDoc Inc. verbindt zich ertoe om te voldoen aan de EU-standaardcontractuele clausules zoals gedefinieerd in artikel 46 GDPR om een adequate bescherming van uw gegevens te waarborgen. Gedetailleerde informatie over de verwerking van gegevens door PandaDoc is te vinden in het privacybeleid van PandaDoc Inc. op https://www.pandadoc.com/privacy-notice en https://www.pandadoc.com/gdpr.
5.5.1. Welke gegevens vragen wij en waarom?
De naam, titulatuur en functie van de contractanten wordt opgeslagen in PandaDoc. Deze gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met onze relaties af te sluiten.
5.5.2. Waar slaan we jouw gegevens op en hoe lang bewaren we deze?
Deze gegevens staan in een database die door AWS gehost wordt. Deze gegevens worden zeven jaar bewaard. Proud Nerds is wettelijk verplicht deze gegevens zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
6. WAT ZIJN JOUW RECHTEN?
6.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van uw gegevens
Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen.
Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door Proud Nerds te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van jouw gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben een medewerker van Proud Nerds? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze overeenkomst en kunnen we deze (nog) niet verwijderen.
Ook heb je het recht op een menselijke blik bij besluiten die over jou gaan. Proud Nerds maakt daarom geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens van ons te ontvangen, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je ons vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven om ze te verwerken en voor gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.
Als je gebruik maakt van een van deze rechten dan zullen wij vragen om je te identificeren zodat wij er zeker van zijn dat we met de juiste persoon te maken hebben.
6.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens
Wanneer je contact opneemt met Proud Nerds, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacyverklaring, geef je toestemming om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) persoonsgegevens op te slaan. Je kunt deze toestemming te allen tijde ook weer intrekken. Wanneer je jouw toestemming wilt intrekken, kun je dit telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten. De contactgegevens vind je in paragraaf 1.2.
6.3. Een klacht indienen
Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop Proud Nerds omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Wanneer wij er onderling niet uitkomen heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. WIJZIGEN STATEMENT
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
Laatste aanpassing: 13 maart 2023